ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

az Olajshop.hu autószerviz-hálózat szolgáltatásaihoz

Az Autószerviz Hálózat Kezelő Kft. (a továbbiakban: Hálózatkezelő), valamint a szervizüzemeltető társaságok, a HKSZ Autó- és Gumiszerviz Kft., a Laviflex Kft. és a Lavina Szerviz Kft. (a továbbiakban egyenként: szervizüzemeltető, együttesen: szervizüzemeltetők), mint az egyes adatkezelési műveletek tekintetében önálló adatkezelőként vagy közös adatkezelőként eljáró társaságok (a továbbiakban együttesen: Adatkezelők, mi), ezúton tájékoztatják az érintetteket, hogy személyes adataik védelméhez és az információs önrendelkezéshez fűződő jogukat tiszteletben tartva adatkezelésük során a jelen adatkezelési tájékoztatóban foglaltaknak megfelelően járnak el (a továbbiakban: Adatkezelési Tájékoztató vagy Tájékoztató).

I. AZ ADATKEZELÉSRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK

1. AZ ADATKEZELŐK ELÉRHETŐSÉGEI ÉS SZEREPE

A személyes adataid kezelésének célját és lényeges eszközeit az adott adatkezelési folyamatban önállóan vagy egymással közösen az alábbi társaságok határozzák meg:

Hogyan oszlanak meg a feladatok?

Az Olajshop.hu hálózat működése során nem minden személyes adatot ugyanaz a társaság kezel.

A konkrét szervizszolgáltatás során jellemzően az adott szervizüzemeltető jár el adatkezelőként, míg a központi weboldal, az online időpontfoglalás, a marketingtevékenység és egyes közös informatikai rendszerek működtetése során a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltető közös adatkezelőként járhatnak el.

A konkrét szervizszolgáltatás adatkezelője mindig az a szervizüzemeltető társaság, amely az általad választott szervizpontot üzemelteti, Veled szolgáltatási jogviszonyban áll, a munkalapot és a számlát kiállítja. A szervizpontok és üzemeltetőik listáját az 1. melléklet tartalmazza.

A Hálózatkezelő biztosítja a hálózat központi működéséhez szükséges digitális szolgáltatásokat, koordinálja a központi online felületeket, a marketingtevékenységet, valamint a hálózat egységes ügyfélélményét támogató informatikai megoldásokat.

A központi weboldal, az online időpontfoglalás, a közös felhőalapú szervizmenedzsment-rendszer, a központi marketing és egyes központilag szervezett ügyfélfolyamatok tekintetében – különösen az online időpontfoglalás, a központi ügyfélkommunikáció, a marketingkampányok, valamint a közös informatikai rendszerek működtetése során – a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltetők közös adatkezelőként járnak el.

A közös adatkezelők a GDPR 26. cikke szerinti megállapodásban rendezik az adatvédelmi kötelezettségek teljesítésének belső rendjét. A közös adatkezelés lényeges tartalma az érintettek kérésére rendelkezésre áll. Ettől függetlenül az adatkezeléssel kapcsolatos jogaidat bármely közös adatkezelővel szemben gyakorolhatod.

A hálózat működéséhez használt központi informatikai rendszereket az Adatkezelők külső szolgáltatók bevonásával működtetik, amelyek adatfeldolgozóként vagy önálló adatkezelőként vesznek részt az egyes folyamatokban. Ezek részletes bemutatását a jelen Tájékoztató későbbi fejezetei tartalmazzák.

Közös adatvédelmi kapcsolattartási pont
E-mail-cím: info@olajshop.hu
Levelezési cím: 2600 Vác, Szilassy utca 1/A
Telefonszám: +36 30 758 9933

Az ezen az elérhetőségen érkező adatvédelmi kérelmeket a Hálózatkezelő koordinálja, és gondoskodik azok kivizsgálásának és megválaszolásának koordinációjáról, szükség esetén bevonva az érintett szervizüzemeltetőt.

2. MIT JELENT ÉS MIÉRT FONTOS AZ ADATVÉDELEM?

Az adatvédelem célja annak biztosítása, hogy a személyes adatok kezelése során az érintettek magánszférája és információs önrendelkezési joga megfelelő védelemben részesüljön. Ennek érdekében a személyes adatokat kizárólag jogszerűen, meghatározott célból és megfelelő garanciák mellett kezeljük.

3. ELKÖTELEZETTSÉGÜNK A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME IRÁNT

Az Olajshop.hu autószerviz-hálózat működése során különösen

• a weboldal és az online felületek látogatói,
• a szolgáltatásaink iránt érdeklődők és időpontot foglalók,
• a szervizszolgáltatásokat igénybe vevő természetes személyek, járműtulajdonosok, üzembentartók, használók és meghatalmazottak,
• jogi személy vagy egyéb szervezet nevében eljáró kapcsolattartók,
• a hírlevélre feliratkozók, a panaszosok, valamint üzleti partnereink kapcsolattartói

személyes adatait kezeljük (a továbbiakban: Érintett, Érintettek, Te, Ti).

A jelen Tájékoztatóban, illetve mindenhol, ahol a személyes adataid felhasználásra kerülnek, tömör, konkrét és átlátható tájékoztatást nyújtunk az adatkezelés módjáról, céljáról és körülményeiről.

A rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat a hatályos magyar és európai uniós adatvédelmi szabályoknak megfelelően kezeljük, és megtesszük azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek a megfelelő és biztonságos adatkezeléshez szükségesek.

Az elszámoltathatóság alapelvét tiszteletben tartva adatkezelési tevékenységünkről naprakész, közérthető és könnyen hozzáférhető tájékoztatást nyújtunk. A közös rendszerek használata nem jelent korlátlan hozzáférést: az egyes társaságok és munkatársaik csak azokhoz az adatokhoz férhetnek hozzá, amelyek saját feladatuk ellátásához szükségesek.

Az egyes adatkezelési folyamatok részletes ismertetését, az adatkezelés célját, jogalapját, a kezelt adatok körét, a megőrzési időt, valamint az érintettek jogait a jelen Tájékoztató további fejezetei tartalmazzák.

4. FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK

A jelen Tájékoztató értelmezéséhez szükséges alapvető fogalmakat a GDPR 4. cikke határozza meg. Az alábbiakban a Tájékoztató megértése szempontjából legfontosabb fogalmakat emeljük ki:

„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ;

„adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége;

„adatkezelő”: aki az adatkezelés céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza;

„közös adatkezelők”: két vagy több adatkezelő, akik az adatkezelés céljait és eszközeit közösen határozzák meg;

„adatfeldolgozó”: aki az adatkezelő nevében, annak dokumentált utasításai alapján személyes adatokat kezel;

„érintett”: bármely személyes adat alapján közvetlenül vagy közvetve azonosított vagy azonosítható természetes személy;

„címzett”: akivel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik félnek minősül-e;

„az Érintett hozzájárulása”: az Érintett akaratának önkéntes, konkrét, megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása;

„profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének olyan formája, amely személyes jellemzők értékelésére, elemzésére vagy előrejelzésére irányul;

„adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;

„Weboldal”: az Olajshop.hu autószerviz-hálózat központi online felülete, ideértve különösen az olajshopszervizek.hu domain alatt elérhető oldalakat és az azokhoz kapcsolódó aloldalakat, online szolgáltatásokat és funkciókat;

„Szervizpont”: az Olajshop.hu márkanév alatt működő, valamely szervizüzemeltető által üzemeltetett autószerviz;

„SzervizX”: a hálózat által használt felhőalapú szervizmenedzsment-rendszer, amelyet a szervizfolyamatok adminisztrációjára és az ügyfélkapcsolatok kezelésének támogatására használnak.

„Hálózatkezelő”: az Autószerviz Hálózat Kezelő Kft., amely az Olajshop.hu autószerviz-hálózat központi működését, online felületeit és egyes központi ügyfélfolyamatait szervezi.

„Szervizüzemeltető”: az a társaság, amely az adott Szervizpontot üzemelteti, a szolgáltatási jogviszonyban az ügyféllel szerződő félként jár el, és az adott szerviztevékenység tekintetében adatkezelőként működik.

5. AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ CÉLJA

A jelen Tájékoztató célja, hogy közérthető és átlátható módon tájékoztasson arról, hogy

• a Weboldalon és az online időpontfoglalás során hogyan gyűjtjük és használjuk a személyes adataidat,
• a szervizszolgáltatás előkészítése, teljesítése, számlázása, jótállási és panaszügyintézése során milyen személyes adatok kezelésére kerül sor,
• a közös hálózati rendszerekben mely társaságok milyen adatkezelői szerepben járnak el,
• milyen körülmények között továbbíthatjuk személyes adataidat adatfeldolgozók vagy más önálló adatkezelők részére,
• mennyi ideig őrizzük meg személyes adataidat, és
• milyen jogokat érvényesíthetsz a személyes adataid kezelésével kapcsolatban.

6. AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI HATÁLYA

A jelen Tájékoztató személyi hatálya az Adatkezelők által végzett adatkezelésekre és az azokhoz kapcsolódó adatfeldolgozói tevékenységekre terjed ki.

A Tájékoztató az Olajshop.hu autószerviz-hálózat webes és offline ügyfélfolyamataihoz, szervizszolgáltatásaihoz, fizetési és részletfizetési megoldásaihoz, panasz- és jótállási folyamataihoz, továbbá marketing- és közösségimédia-tevékenységéhez kapcsolódó adatkezelések lényeges körülményeit mutatja be.

A Weboldalon elhelyezett WEBSHOP hivatkozás külön online értékesítési felületre vezet. A webshopban történő adatkezelésre annak saját adatkezelési tájékoztatója irányadó. Amennyiben a webshopból a szervizszolgáltatás teljesítéséhez személyes adat kerül átadásra az Adatkezelők részére, az érintett az adatátadás során vagy azt megelőzően külön tájékoztatást kap az érintett adatkezelésről. A webshop önálló online értékesítési szolgáltatásként működik, ezért az ott végzett adatkezelések önálló adatkezelési tájékoztató alapján történnek.

7. KIKKEL OSZTHATJUK MEG SZEMÉLYES ADATAIDAT?

ADATFELDOLGOZÓK

A szolgáltatások nyújtása érdekében különösen szervizmenedzsment-rendszert, tárhely- és informatikai infrastruktúrát biztosító szolgáltatókat, webfejlesztőket, elektronikus levelezési, számlázási, könyvelési, marketing- és dokumentumkezelési szolgáltatókat veszünk igénybe. Az adatfeldolgozók a nevünkben és utasításaink szerint kezelik a személyes adataidat, megfelelő szerződéses és adatbiztonsági garanciák mellett.

Az adatfeldolgozók kizárólag az Adatkezelők dokumentált utasításai alapján jogosultak a személyes adatok kezelésére, és önálló döntést az adatkezelés céljáról nem hozhatnak.

ADATTOVÁBBÍTÁS ÖNÁLLÓ ADATKEZELŐK RÉSZÉRE

Személyes adataidat az adatkezelés céljának megvalósításához szükséges mértékben olyan harmadik személyek részére is továbbíthatjuk, amelyek az adott adatkezelés tekintetében önálló adatkezelőként járnak el. Ide tartozhatnak különösen a fizetési és pénzügyi szolgáltatók, részletfizetési szolgáltatók, biztosítók, hatóságok, jogi vagy szakmai szolgáltatók, valamint egyéb olyan szervezetek, amelyek részére az adattovábbítást jogszabály írja elő, vagy amely az adott szolgáltatás teljesítéséhez szükséges.

Az önálló adatkezelőként eljáró külső szolgáltatók rendszereiben kezelt személyes adatok tekintetében a saját adatkezelési tájékoztatójukban foglaltak az irányadók.

Személyes adatot kizárólag jogszabályi kötelezettség alapján vagy olyan címzett részére továbbítunk, amelynek bevonása az adott szolgáltatás nyújtásához, illetve jogaink és kötelezettségeink gyakorlásához szükséges.

Az egyes adatkezelések címzettjeit a II. részben, a szolgáltatók részletes listáját a III. részben ismertetjük.

8. AZ ADATKEZELÉS ELVEI

A fenti alapelvek valamennyi adatkezelési tevékenységünkre irányadóak, függetlenül attól, hogy az adatkezelést önálló vagy közös adatkezelőként végezzük.

9. AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGE

Mivel az Adatkezelők által végzett adatkezelések a GDPR hatálya alá tartoznak, a személyes adatok kezelésére kizárólag akkor kerülhet sor, ha az adott adatkezeléshez a GDPR 6. cikkében meghatározott valamely jogalap kapcsolódik.

Az egyes adatkezelések jogalapja különösen az alábbi lehet:

• önkéntes, konkrét, megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulásod [GDPR 6. cikk (1) a)];
• olyan szerződés teljesítése, amelyben Te vagy az egyik fél, illetve a kérésedre a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele [GDPR 6. cikk (1) b)];
• az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése [GDPR 6. cikk (1) c)];
• az adott adatkezelésnél megnevezett Adatkezelő vagy harmadik fél konkrét, az adott pontban külön megjelölt jogos érdekének érvényesítése, feltéve, hogy az érdekeid, alapvető jogaid és szabadságaid nem élveznek elsőbbséget [GDPR 6. cikk (1) f)].

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás visszavonását követően az adott célú adatkezelést megszüntetjük, kivéve, ha az adat további megőrzését más jogalap, jogszabályi kötelezettség vagy jogi igény előterjesztése, érvényesítése vagy védelme indokolja.

Jogos érdeken alapuló adatkezelést csak akkor végzünk, ha az adott Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekét pontosan meghatároztuk, és külön dokumentált érdekmérlegelési tesztben igazoltuk, hogy az adatkezelés szükséges és arányos, továbbá az Érintett észszerűen számíthat az adott célú adatkezelésre. A jogos érdek jogosultját és tartalmát az egyes adatkezeléseknél külön megjelöljük; az érdekmérlegelés eredményéről kérésedre tájékoztatást adunk.

Szolgáltatásaink igénybevétele során különleges személyes adat megadását nem kérjük. Ha az általad küldött szabad szöveges üzenet vagy dokumentum mégis ilyen adatot tartalmaz, azt csak akkor kezeljük, ha az a megkeresésed elintézéséhez feltétlenül szükséges és a GDPR 9. cikk (2) bekezdésében meghatározott megfelelő feltétel fennáll; ellenkező esetben az adatot töröljük vagy – amennyiben ez nem lehetséges – megfelelő módon anonimizáljuk.

Az egyes adatkezelési folyamatok konkrét jogalapját a jelen Tájékoztató II. része minden adatkezelésnél külön feltünteti.

10. PROFILALKOTÁS ÉS AUTOMATIZÁLT DÖNTÉSHOZATAL

A profilalkotás a személyes adatok automatizált kezelésének olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő személyes jellemző értékelésére, elemzésére vagy előrejelzésére használják. Az egyszerű technikai szűrés vagy egyetlen, előre meghatározott ismérv szerinti címzettlista-képzés önmagában nem minden esetben minősül profilalkotásnak. Profilalkotásról különösen akkor lehet szó, ha több adat vagy viselkedési információ automatizált összekapcsolásával az érdeklődésedre, preferenciáidra vagy várható igényeidre vonatkozó következtetés készül.

Egyes, a II. részben külön megjelölt marketingfolyamatokban ügyfélszegmentálást vagy profilalkotást alkalmazhatunk annak érdekében, hogy a kommunikáció időzítése és tartalma jobban igazodjon a járműhöz, a korábbi szolgáltatásokhoz, a megadott érdeklődési körhöz vagy a marketingüzenetekkel kapcsolatos aktivitáshoz. Minden ilyen adatkezelésnél külön feltüntetjük annak célját, jogalapját, a felhasznált adatkategóriákat és az érintettre gyakorolt várható hatást.

Az Adatkezelők nem hoznak kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, Veled szemben joghatással járó vagy Téged hasonlóan jelentős mértékben érintő döntést. A marketingcélú szegmentálás vagy profilalkotás legfeljebb azt befolyásolja, hogy milyen tartalmú vagy időzítésű ajánlatot, illetve tájékoztatást kaphatsz; nem érinti a szervizszolgáltatás igénybevételének lehetőségét, árát vagy szerződéses feltételeit.

A részletfizetési igénylés során az InstaCash Kft. saját rendszerében automatizált bírálatot végezhet. Az automatizált döntés logikájáról, jelentőségéről, várható következményeiről és az ezzel kapcsolatos jogaidról az InstaCash Kft. saját adatkezelési tájékoztatója nyújt részletes információt.

A hírlevél- és online kampányok működtetése során – a választott beállításoktól és a szükséges hozzájárulástól függően – mérhetjük az elektronikus üzenetek kézbesítését, megnyitását, a bennük elhelyezett hivatkozások használatát és a kampányhoz kapcsolódó online eseményeket. Ha ezeket az adatokat más ügyfél-, jármű- vagy szolgáltatási adatokkal automatizáltan összekapcsoljuk az érdeklődés vagy a várható igények értékelése érdekében, az profilalkotásnak minősülhet. E tevékenység nem eredményez a GDPR 22. cikke szerinti kizárólag automatizált döntést.

11. KISKORÚAK ADATKEZELÉSÉRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK

Online felületeink és marketingkommunikációnk nem gyermekeknek szól. Szervizszolgáltatást olyan személy rendelhet meg, aki a szerződés megkötésére jogosult, illetve amennyiben a szolgáltatás igénybevételében kiskorú érintett vesz részt, a törvényes képviselő megfelelő közreműködésével jár el. A részletfizetési lehetőség kizárólag az InstaCash szolgáltatási és jogosultsági feltételeinek megfelelő személyek számára érhető el.

Ha tudomásunkra jut, hogy személyes adatot jogszerű képviselet nélkül bocsátottak rendelkezésünkre, a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtesszük.

II. AZ EGYES ADATKEZELÉSEKRE VONATKOZÓ RÉSZLETES INFORMÁCIÓK

Az alábbiakban adatkezelési célonként tájékoztatunk részletesen az egyes adatkezelések sajátosságairól. A „mi” megjelölés minden pontban az ott konkrétan megnevezett önálló vagy közös adatkezelőt jelenti.

1. ÁLTALÁNOS KAPCSOLATFELVÉTEL ÉS ÉRDEKLŐDÉS

Adatkezelő(k): Központi csatornán érkező megkeresésnél a Hálózatkezelő; kiválasztott szervizhez továbbított, szolgáltatási célú érdeklődésnél a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelők; közvetlen helyi megkeresésnél az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: A weboldalon, e-mailben, telefonon, közösségi médiában vagy személyesen érdeklődő természetes személyek és vállalati kapcsolattartók.

Kezelt személyes adatok: Név, e-mail-cím, telefonszám, üzenet, választott szerviz vagy szolgáltatás, szükség esetén jármű- és rendszámadatok.

Adatok forrása: Az érintett vagy a képviselt vállalkozás.

Adatkezelés célja: A megkeresés megválaszolása, előzetes tájékoztatás és ajánlatadás, valamint az Érintett megfelelő szervizhez történő irányítása.

Adatkezelés jogalapja: Természetes személy ügyfélnél a szerződés megkötését megelőző, az Érintett kérésére tett lépések [GDPR 6. cikk (1) b)]. Általános megkeresésnél a megkeresést fogadó Hálózatkezelő vagy illetékes szervizüzemeltető jogos érdeke a kérdés megválaszolása, a megfelelő tájékoztatás megadása és az ügyfélkapcsolat kialakítása; vállalati kapcsolattartó esetén ezen túl a képviselt vállalkozás jogos érdeke az üzleti kommunikáció és a lehetséges szerződéses együttműködés előkészítése [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges elérhetőség vagy ügyadat hiányában a megkeresés nem válaszolható meg érdemben.

Adatkezelés időtartama: A megkeresés lezárásától számított 1 év; szerződés létrejötte esetén a kapcsolódó szerződéses dokumentáció megőrzési ideje.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: elektronikus kommunikációs szolgáltató, ügyfélkapcsolat-kezelő vagy szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, valamint – a megkeresés jellegétől függően – az érintett által választott Szervizpontot üzemeltető szervizüzemeltető.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

2. ONLINE IDŐPONTFOGLALÁS

Adatkezelő(k): Az Autószerviz Hálózat Kezelő Kft. és az ügyfél által kiválasztott szervizpontot üzemeltető társaság közös adatkezelők.

Érintettek: Az online felületen időpontot foglaló személyek, valamint szükség szerint a jármű tulajdonosa vagy üzembentartója.

Kezelt személyes adatok: E-mail-cím, telefonszám, teljes név, kiválasztott Szervizpont és szolgáltatás, a foglalás dátuma és időpontja, rendszám, márka, modell, üzemanyag típusa, évjárat, a hiba vagy igény leírása, megjegyzés, valamint az általad feltöltött esetleges csatolmány.

Adatok forrása: Az Érintett; az alapvető járműadatok – ha a rendszer ilyen funkciót használ – a megadott rendszám vagy más járműazonosító alapján elérhető műszaki adatbázisból is származhatnak.

Adatkezelés célja: A foglalás rögzítése, visszaigazolása, módosítása, lemondása, emlékeztető küldése, kapacitástervezés és előzetes munkafelvétel.

Adatkezelés jogalapja: Szerződéskötést megelőző lépések [GDPR 6. cikk (1) b)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A kötelező mezők hiányában a foglalás nem rögzíthető.

Adatkezelés időtartama: Ha a foglalás alapján szervizszolgáltatás jön létre, a foglalási adatok a szervizdokumentáció részeként a szerződés megszűnésétől számított 5 évig kezelhetők. Meg nem valósult, lemondott vagy elmulasztott foglalás adatait legfeljebb 1 évig őrizzük meg a foglalás kezelése, az esetleges vita rendezése és a kapacitástervezés érdekében.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, tárhelyszolgáltató, webfejlesztési szolgáltató, elektronikus kommunikációs szolgáltató, valamint a kiválasztott Szervizpontot üzemeltető szervizüzemeltető. Más szervizüzemeltető a foglaláshoz csak akkor férhet hozzá, ha a foglalást kérésedre másik Szervizponthoz továbbítjuk, vagy a hozzáférés központi rendszerüzemeltetési feladat ellátásához szükséges.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

3. TELEFONOS, E-MAILBEN VAGY SZEMÉLYESEN TÖRTÉNŐ IDŐPONTFOGLALÁS

Adatkezelő(k): Közvetlenül a szerviznél történő foglalásnál az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő; központi csatornánál a Hálózatkezelő és az illetékes szerviz közös adatkezelők.

Érintettek: A szervizt vagy a központi ügyfélcsatornát megkereső személyek.

Kezelt személyes adatok: Név, telefon, e-mail, időpont, szolgáltatás, járműazonosító és műszaki adatok, probléma leírása.

Adatok forrása: Az érintett.

Adatkezelés célja: Időpont egyeztetése és a szervizszolgáltatás előkészítése.

Adatkezelés jogalapja: Szerződéskötést megelőző lépések [GDPR 6. cikk (1) b)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges adatok nélkül az időpont nem szervezhető meg.

Adatkezelés időtartama: Megvalósult foglalásnál 5 év, meg nem valósult foglalásnál 1 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, elektronikus kommunikációs szolgáltató, valamint az illetékes szervizüzemeltető.

A szerviz- és központi telefonszámokon folytatott beszélgetéseket főszabály szerint nem rögzítjük. Amennyiben a jövőben valamely telefonvonalon hangrögzítésre kerül sor, arról a hívás megkezdésekor külön tájékoztatást adunk, és a részletes adatkezelést a Tájékoztató megfelelően kiegészíti.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

4. MUNKAFELVÉTEL ÉS A SZERVIZSZOLGÁLTATÁSI SZERZŐDÉS LÉTREHOZÁSA

Adatkezelő(k): A munkalapot és számlát kiállító illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: Az ügyfél, járműtulajdonos, üzembentartó, használó, meghatalmazott vagy vállalati kapcsolattartó.

Kezelt személyes adatok: Név, cím vagy székhely, e-mail-cím, telefonszám, számlázási adatok, rendszám, alvázszám, járműtípus, kilométeróra-állás, a forgalmi engedély szükséges adatai, a jármű átvételi állapota, átadott kulcsok és tartozékok, megrendelt munka, munkalapszám, jóváhagyások és – ha nem a tulajdonos jár el – a meghatalmazás adatai. A forgalmi engedélyről másolat vagy fénykép kizárólag akkor készül, ha az ügyfél vagy a jármű jogosultságának igazolása, a részletfizetés, a műszaki ügyintézés vagy valamely jogszabályi követelmény ezt szükségessé teszi.

Adatok forrása: Az Érintett, a bemutatott forgalmi engedély és más okirat, a szerződő vállalkozás vagy a meghatalmazó.

Adatkezelés célja: Az ügyfél és a jármű azonosítása, a szolgáltatási szerződés létrehozása, munkalap készítése, az átadási állapot dokumentálása.

Adatkezelés jogalapja: Természetes személy ügyfélnél a szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)]. Vállalati kapcsolattartó esetén az illetékes szervizüzemeltető és a vele szerződő vállalkozás jogos érdeke a szerződés létrehozásához és teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás, valamint a képviseleti jogosultság és a megrendelés dokumentálása [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szerződéskötéshez és a jármű jogszerű átvételéhez szükséges adatok hiányában a szolgáltatás nem vagy csak korlátozottan nyújtható.

Adatkezelés időtartama: A szerződés megszűnésétől számított 5 év; számviteli bizonylat részeként 8 év. A forgalmi engedély másolatát vagy fényképét csak az azt indokoló cél megvalósulásáig, illetve a hozzá kapcsolódó jogi igény elévüléséig őrizzük meg.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, számlázási szolgáltató, könyvelési szolgáltató, valamint – a közös adatkezelés körében – a Hálózatkezelő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

5. GÉPJÁRMŰ-MŰSZAKI, DIAGNOSZTIKAI ÉS SZERVIZADATOK KEZELÉSE

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő. A Hálózatkezelő a hálózati riporting és a közös SzervizX-rendszerben kezelt, személyes adatot tartalmazó hálózati riportok tekintetében közös adatkezelőként járhat el.

Érintettek: A jármű természetes személy tulajdonosa, üzembentartója vagy használója.

Kezelt személyes adatok: Rendszám, alvázszám, márka, típus, motor- és felszereltségi adatok, kilométeróra-állás, hibakódok, diagnosztikai eredmények, javítási előzmények, alkatrészek és anyagok, műszaki megállapítások, valamint szükség esetén a jármű állapotát vagy a hibát dokumentáló fényképek.

Adatok forrása: Az érintett, a jármű, diagnosztikai eszközök, gyártói vagy alkatrész-adatbázisok.

Adatkezelés célja: Hibafeltárás, javítás, karbantartás, szerviztörténet és a biztonságos, szakszerű munkavégzés dokumentálása.

Adatkezelés jogalapja: A szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)]. Az illetékes szervizüzemeltető jogos érdeke a szakszerű és biztonságos munkavégzés, a jármű műszaki állapotának és a teljesítésnek a dokumentálása, valamint saját jogi igényeinek előterjesztése, érvényesítése és védelme. Amennyiben a Hálózatkezelő személyes adatot tartalmazó hálózati riportot kezel, jogos érdeke a közös rendszer működtetése és a szolgáltatási minőség hálózati szintű ellenőrzése [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges műszaki adatok hiányában a hiba feltárása és a javítás nem biztosítható.

Adatkezelés időtartama: Főszabály szerint 5 év; hosszabb jótállási, gyártói vagy jogszabályi idő esetén az irányadó határidő.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, diagnosztikai rendszer vagy műszaki adatbázis szolgáltató, gyártói adatbázis szolgáltató, alkatrész-beszállítók, jótállási partnerek, valamint a feladat teljesítéséhez szükséges egyéb szakmai közreműködők.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

6. ÁRAJÁNLAT, PÓTMUNKA ÉS ÜGYFÉL-JÓVÁHAGYÁS DOKUMENTÁLÁSA

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: Az ajánlatot kérő vagy szolgáltatást megrendelő személyek.

Kezelt személyes adatok: Kapcsolattartási és járműadatok, ajánlati tételek, díjak, a jóváhagyás vagy elutasítás tartalma, időpontja és csatornája, valamint az elektronikus jóváhagyás technikai naplóadatai.

Adatok forrása: Az érintett és a szerviz műszaki felmérése.

Adatkezelés célja: Ajánlatadás, a megrendelés tartalmának és a pótmunkák jóváhagyásának bizonyítható dokumentálása. A jóváhagyás történhet aláírt munkalapon, e-mailben, SMS-ben, online felületen vagy a SzervizX-ben rögzített elektronikus nyilatkozattal; telefonos jóváhagyás esetén a szerviz a beszélgetés lényegét és időpontját írásban rögzíti.

Adatkezelés jogalapja: A szerződés megkötését megelőző lépések és a szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)]. Az illetékes szervizüzemeltető jogos érdeke az ajánlat, a megrendelés, a pótmunkák és az ügyfél-jóváhagyások tartalmának utólagos bizonyíthatósága, valamint saját jogi igényeinek előterjesztése, érvényesítése és védelme [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Jóváhagyás hiányában a nem előre megrendelt pótmunka nem végezhető el.

Adatkezelés időtartama: Elutasított ajánlatnál 1 év; szerződés létrejötte esetén 5 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, elektronikus kommunikációs szolgáltató, valamint – központi ügyfélkezelés esetén – a Hálózatkezelő mint közös adatkezelő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

7. 52 PONTOS ÁTVIZSGÁLÁS ÉS EGYÉB ÁLLAPOTFELMÉRÉS

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: Az átvizsgálást kérő ügyfelek és a jármű tulajdonosa vagy üzembentartója.

Kezelt személyes adatok: Ügyfél- és járműazonosítók, vizsgálati eredmények, mért értékek, feltárt hibák és ajánlások, továbbá – amennyiben az állapot vagy a hiba szemléltetéséhez szükséges – fényképek és digitális vizsgálati jegyzőkönyv.

Adatok forrása: Az érintett és a vizsgálat eredménye.

Adatkezelés célja: A jármű állapotának dokumentálása, az Érintett tájékoztatása, javítási ajánlat készítése, valamint a feltárt biztonsági kockázatok jelzése. A vizsgálat eredménye a munkalaphoz kapcsolódóan elektronikus úton is megküldhető.

Adatkezelés jogalapja: A szerződés teljesítése vagy az Érintett kérésére, a szerződés megkötését megelőzően tett lépések [GDPR 6. cikk (1) b)]. Az illetékes szervizüzemeltető jogos érdeke a vizsgálati eredmény, az ügyfélnek adott tájékoztatás és az esetleges biztonsági kockázatok bizonyítható dokumentálása, valamint saját jogi igényeinek előterjesztése, érvényesítése és védelme [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Járműadatok nélkül az eredmény nem kapcsolható a megfelelő járműhöz.

Adatkezelés időtartama: A kapcsolódó munkalappal együtt 5 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, valamint – a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges esetben – műszaki szakpartner vagy diagnosztikai szolgáltató.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

8. GÉPJÁRMŰ- ÉS ALKATRÉSZFOTÓK KÉSZÍTÉSE

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő; központi panaszkezelés vagy hálózati minőségbiztosítás során a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelőként járnak el.

Érintettek: A jármű tulajdonosa, üzembentartója vagy használója.

Kezelt személyes adatok: Járműről, rendszámról, sérülésekről, alkatrészekről, kilométeróráról és munkafolyamatról készült képek, metaadatok.

Adatok forrása: A szerviz munkatársa által készített felvétel.

Adatkezelés célja: Átvételi állapot, hibák, elvégzett munkák, szavatossági és jótállási ügyek és ügyféltájékoztatás dokumentálása.

Adatkezelés jogalapja: A szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)]. Az illetékes szervizüzemeltető jogos érdeke a jármű átvételi állapotának, hibáinak és az elvégzett munkának a bizonyítható dokumentálása, az ügyfél és a szerviz vagyonának védelme, valamint saját jogi igényeinek előterjesztése, érvényesítése és védelme [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Bizonyos kárállapotok vagy jótállási ügyek dokumentálása kép nélkül nehezebb lehet.

Adatkezelés időtartama: A kapcsolódó munkalappal és jogi igényekkel azonos, főszabály szerint 5 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer vagy dokumentumkezelő rendszer szolgáltató, jótállási partner, biztosító, jogi képviselő szükség esetén.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

Kiegészítő tájékoztatás: Marketingcélú felhasználás kizárólag külön jogalappal és külön tájékoztatással történhet.

9. KÜLSŐ SZAKSZOLGÁLTATÓK ÉS ALVÁLLALKOZÓK BEVONÁSA

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő. A külső javító, vizsgaállomás, diagnosztikai vagy más szakszolgáltató a saját szakmai és jogszabályi kötelezettségei körében fószabály szerint önálló adatkezelő; ha kizárólag a szerviz dokumentált utasítása alapján jár el, adatfeldolgozónak minősül.

Érintettek: Azok az ügyfelek, akiknek járművén külső partner bevonásával végeznek munkát.

Kezelt személyes adatok: A szükséges ügyfél- és kapcsolattartási adatok, rendszám, alvázszám, műszaki és hibaleírás, munkalap releváns része.

Adatok forrása: Az érintett és a szerviz.

Adatkezelés célja: Karosszériajavítás, vizsga, speciális diagnosztika, alkatrészjavítás, szállítás vagy más kiszervezett művelet teljesítése.

Adatkezelés jogalapja: A külső partner bevonásához szükséges adatkezelés főszabály szerint a szervizszerződés teljesítésén alapul [GDPR 6. cikk (1) b)]. Ha az Érintett nem a szerződő fél – például vállalati kapcsolattartó, meghatalmazott vagy járműhasználó –, az illetékes szervizüzemeltető és a vele szerződő ügyfél jogos érdeke a kiszervezett művelet megszervezése és teljesítése [GDPR 6. cikk (1) f)]. Jogszabály által előírt adattovábbítás esetén a jogalap jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges adatok átadása nélkül a külső szolgáltatás nem teljesíthető.

Adatkezelés időtartama: A fő szervizszerződés dokumentációjával összhangban.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: Külső javító, műszaki vizsgaállomás, alkatrész-felújító, diagnosztikai szolgáltató, szállító vagy egyéb szakmai közreműködő. A konkrét partner személyéről kérésedre a szolgáltatást nyújtó szerviz ad tájékoztatást.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

10. SZÁMLÁZÁS ÉS SZÁMVITELI BIZONYLATOK KEZELÉSE

Adatkezelő(k): A számlát kiállító illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: Természetes személy ügyfelek, egyéni vállalkozók és vállalati kapcsolattartók.

Kezelt személyes adatok: Számlázási név, cím, adóazonosító jel vagy adószám, e-mail, számlaszám, szolgáltatás és fizetés adatai.

Adatok forrása: Az érintett vagy a szerződő vállalkozás.

Adatkezelés célja: Számlakiállítás, könyvelés, adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése.

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A kötelező számlaadatok nélkül a számla nem állítható ki.

Adatkezelés időtartama: A számviteli bizonylatokra irányadó 8 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: számlázási szolgáltató (jelenleg: Számlázz.hu), könyvelési szolgáltató, NAV, valamint szükség szerint pénzforgalmi szolgáltató. E szolgáltatókhoz csak a feladatuk ellátásához szükséges adatok kerülnek.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

11. BARION BANKKÁRTYÁS ÉS AUTOMATIKUS FIZETÉS

Adatkezelő(k): A fizetendő szervizszolgáltatás és az ahhoz kapcsolódó tranzakciós vagy elszámolási adatok tekintetében az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő. A Barion Payment Zrt. a bankkártyás fizetési művelet és saját pénzforgalmi, biztonsági kötelezettségei tekintetében önálló adatkezelő. A Hálózatkezelő a központi integráció működtetése, az adminisztratív támogatás és a hálózati riporting céljából kezelt, korlátozott tranzakciós és/vagy státuszadatok tekintetében az illetékes szervizüzemeltetővel közös adatkezelőként jár el.

Érintettek: A Barion fizetési megoldást vagy automatikus kártyaterhelést választó ügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Tranzakcióazonosító, összeg, a fizetés állapota és időpontja, a Barion által visszaadott technikai, visszatérítési és elszámolási adatok. A Hálózatkezelő és a szerviz a teljes bankkártyaszámot, CVC-kódot és más teljes kártyaadatot nem ismeri meg; ezeket a Barion kezeli.

Adatok forrása: Az érintett, az illetékes szerviz és a Barion.

Adatkezelés célja: Fizetés kezdeményezése, hitelesítése, automatikus terhelés, visszaigazolás, elszámolás, visszatérítés és csalásmegelőzés.

Adatkezelés jogalapja: A szerviznél szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)] és számviteli jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)]; a Barion saját adatkezelésére saját tájékoztatója irányadó.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges fizetési adatok hiányában a választott fizetési mód nem használható.

Adatkezelés időtartama: A szerviznél a szerződéses adatok 5 évig, számviteli bizonylatok 8 évig; a Barion saját megőrzési ideje szerint.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: fizetési szolgáltató (jelenleg: Barion Payment Zrt.), fizetési integrációt biztosító technikai szolgáltató, szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, valamint – a közös adatkezelés körében – a Hálózatkezelő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

12. INSTACASH RÉSZLETFIZETÉSI FOLYAMAT

Adatkezelő(k): Az illetékes szervizüzemeltető önálló adatkezelő a szervizszerződés, a számla, a részletfizetési jogviszony, a követelés és a részére visszaadott státuszadatok tekintetében. Az InstaCash Kft. önálló adatkezelő az igénylés, azonosítás, bankszámlaadatok, bírálat, ügyfélfiók és közvetlen értesítések tekintetében. A Hálózatkezelő az integráció központi megszervezése, működtetése és a hálózati adminisztráció céljára kezelt adatok tekintetében az illetékes szervizüzemeltetővel közös adatkezelő.

Érintettek: A részletfizetési lehetőséget igénybe venni kívánó ügyfelek.

A szervizüzemeltető és a Hálózatkezelő által kezelt személyes adatok: Az ügyfél és a szervizszolgáltatás azonosításához szükséges alapadatok – különösen név, elérhetőség, cím, a jármű és a forgalmi engedély szükséges adatai –, a számla és követelés adatai, az igénylés elfogadott vagy elutasított státusza, valamint a fizetési és elszámolási státusz. A Hálózatkezelő nem fér hozzá az ügyfél bankszámlakivonatához, a részletes pénzügyi bírálati adatokhoz vagy a teljes bankkártyaadatokhoz.

Az InstaCash Kft. által közvetlenül kezelt személyes adatok: Az ügyfél által a szolgáltató felületén megadott azonosítási, kapcsolattartási, bankszámla-, pénzügyi, bírálati és szerződéses adatok. Az InstaCash részletes adatkezeléséről saját tájékoztatója ad információt.

Adatok forrása: Az Érintett közvetlenül az InstaCash felületén; az illetékes szerviz a szolgáltatás, a jármű és a számla adatai tekintetében; az InstaCash az elfogadott vagy elutasított, illetve fizetési státusz visszaadásakor.

Adatkezelés célja: A részletfizetési igénylés elindítása és bírálata, a szervizszolgáltatás és a fizetési folyamat összekapcsolása, a számla és követelés nyilvántartása, státuszkezelés és elszámolás.

Adatkezelés jogalapja: A szerviznél szerződéskötést megelőző lépések és szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)], továbbá számviteli jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)]; az InstaCash saját adatkezelésére saját tájékoztatója irányadó.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges adatok és bírálati folyamat nélkül a részletfizetés nem vehető igénybe; a szervizszolgáltatás más fizetési mód választásával továbbra is igénybe vehető lehet.

Adatkezelés időtartama: A szerviznél a szerződéses és státuszadatok főszabály szerint 5 évig, számviteli bizonylatok 8 évig; az InstaCash saját megőrzési ideje szerint.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: részletfizetési szolgáltató (jelenleg: InstaCash Kft.), fizetési szolgáltató (jelenleg: Barion Payment Zrt.), szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, technikai integrációs szolgáltató, valamint – a közös adatkezelés körében – a Hálózatkezelő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

13. SZAVATOSSÁGI, JÓTÁLLÁSI ÉS GARANCIÁLIS ÜGYINTÉZÉS

Adatkezelő(k): A szolgáltatást nyújtó szervizüzemeltető önálló adatkezelő; központi vagy hálózati eszkaláció esetén a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelőként járnak el.

Érintettek: A szolgáltatással vagy beépített alkatrésszel kapcsolatban igényt érvényesítő ügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Név, elérhetőség, jármű- és munkalapadatok, számla, hiba leírása, képek, vizsgálati eredmények, kommunikáció és döntés.

Adatok forrása: Az érintett, a szerviz, beszállító vagy gyártó.

Adatkezelés célja: Igény kivizsgálása, teljesítése vagy elutasítása, beszállítói vagy gyártói ügyintézés, jogi igények kezelése.

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)] és a szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)]. A szolgáltatást nyújtó szervizüzemeltető, központi eszkaláció esetén pedig a Hálózatkezelő jogos érdeke a szavatossági, jótállási és garanciális igények bizonyítható kivizsgálása, a beszállítói vagy gyártói igények kezelése, valamint saját jogi igényeik előterjesztése, érvényesítése és védelme [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A szükséges dokumentáció hiányában az igény kivizsgálása korlátozott lehet.

Adatkezelés időtartama: Főszabály szerint az ügy lezárásától számított 5 év; számviteli iratnál 8 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: Beszállító, gyártó, importőr, szakértő, biztosító és jogi képviselő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

14. PANASZKEZELÉS

Adatkezelő(k): A panasz érdemi elbírálásának és megválaszolásának adatkezelője az a szervizüzemeltető, amely a kifogásolt szolgáltatást nyújtotta. Ha a panasz a központi csatornán érkezik vagy hálózati koordinációt igényel, a Hálózatkezelő a panasz fogadása, továbbítása, nyomon követése és a válaszadás koordinációja tekintetében az illetékes szervizüzemeltetővel közös adatkezelő.

Érintettek: A szolgáltatással kapcsolatban panaszt benyújtó fogyasztók és más ügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Név, cím, e-mail, telefon, panasz tartalma, szerződéses, munkalap- és számlaadatok, válasz és intézkedések.

Adatok forrása: Az érintett, valamint a panasz kivizsgálásához használt belső dokumentáció.

Adatkezelés célja: A panasz kivizsgálása, megválaszolása és a fogyasztóvédelmi kötelezettségek teljesítése.

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A megfelelő azonosító és ügyadatok nélkül a panasz nem vizsgálható ki.

Adatkezelés időtartama: A szóbeli panaszról felvett jegyzőkönyvet, az írásbeli panaszt és az érdemi válasz másolatát a fogyasztóvédelmi szabályok alapján 3 évig őrizzük meg. Ha a panasz jogi igényhez, szavatossági vagy jótállási ügyhöz kapcsolódik, az ahhoz szükséges dokumentumokat a vonatkozó igény elévüléséig, főszabály szerint 5 évig is kezelhetjük.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: elektronikus kommunikációs szolgáltató, dokumentumkezelő szolgáltató, békéltető testület, hatóság, szakértő, jogi képviselő, valamint – a közös adatkezelés körében – a Hálózatkezelő. A központi panaszbejelentés az info@olajshop.hu címen tehető meg; a végső érdemi választ az illetékes szervizüzemeltető adja ki, a Hálózatkezelő koordinációja mellett.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

15. JOGI IGÉNYEK, KÖVETELÉSKEZELÉS ÉS VITÁS ÜGYEK

Adatkezelő(k): Az a társaság, amelynek követelése vagy jogi érdeke érintett. Amennyiben ugyanazon jogvita vagy követelés több társaságot közvetlenül érint, az érintett társaságok az adott adatkezelés tekintetében közös adatkezelőként járhatnak el.

Érintettek: Ügyfelek, kapcsolattartók és más személyek, akikhez jogi igény vagy vita kapcsolódik.

Kezelt személyes adatok: Ügyfél- és járműadatok, munkalap, ajánlat, jóváhagyás, számla, fizetés, levelezés, bizonyítékok és eljárási adatok.

Adatok forrása: Az érintett, belső rendszerek, hatóságok és eljárási szereplők.

Adatkezelés célja: Jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme; követeléskezelés és bizonyítás.

Adatkezelés jogalapja: Annak a társaságnak vagy azoknak a társaságoknak a jogos érdeke, amelyek követelése, szerződéses joga vagy jogi felelőssége érintett: saját jogi igényeik előterjesztése, érvényesítése és védelme, a követelések kezelése, valamint a vitás tények és teljesítések bizonyítása [GDPR 6. cikk (1) f)]. Ha az adatkezelést jogszabály vagy hatósági, bírósági kötelezés írja elő, a jogalap jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Az adatkezelés nem önkéntes adatszolgáltatáson alapul.

Adatkezelés időtartama: Az igény jogerős lezárását és elévülését követő szükséges idő, főszabály szerint 5 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: Ügyvéd, követeléskezelő, biztosító, szakértő, bíróság, közjegyző, végrehajtó és hatóság.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

16. SZERVIZEMLÉKEZTETŐK ÉS SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ÜGYFÉLKOMMUNIKÁCIÓ

Adatkezelő(k): Központi rendszerből küldött emlékeztetőnél a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelők; kizárólag helyi kommunikációnál az illetékes szerviz önálló adatkezelő.

Érintettek: Korábbi vagy aktuális szervizügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Név, elérhetőség, járműadatok, utolsó szerviz ideje, kilométeróra, következő karbantartás vagy vizsga esedékessége.

Adatok forrása: Az érintett és a szerviztörténet.

Adatkezelés célja: A már igénybe vett szervizszolgáltatáshoz közvetlenül kapcsolódó műszaki, biztonsági és ügyintézési emlékeztetők – például a következő esedékes karbantartás vagy műszaki vizsga jelzése – megküldése. Az olyan üzenetet, amely kedvezményt, új szolgáltatást vagy más értékesítési ajánlatot is tartalmaz, marketingüzenetként kezeljük.

Adatkezelés jogalapja: A kizárólag a szerződés teljesítéséhez szükséges értesítésnél a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. Az ajánlatot nem tartalmazó műszaki, biztonsági és ügyintézési emlékeztetőnél az illetékes szervizüzemeltető, központi rendszerből történő küldés esetén pedig a szervizüzemeltető és a Hálózatkezelő jogos érdeke a korábban szervizelt jármű biztonságos és rendeltetésszerű üzemeltetésének elősegítése, az esedékes karbantartás jelzése és a meglévő ügyfélkapcsolat megfelelő gondozása [GDPR 6. cikk (1) f)]. Marketingtartalmú üzenetnél a jogalap az Érintett előzetes hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Az emlékeztető szolgáltatás nélkül nem küldünk értesítést az esedékes karbantartásról.

Adatkezelés időtartama: A szerződéshez kapcsolódó értesítés teljesítéséig; jogos érdeken alapuló emlékeztető esetén az utolsó szolgáltatástól számított legfeljebb 5 évig vagy tiltakozásodig; marketingtartalmú üzenetnél a hozzájárulás visszavonásáig.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: szervizmenedzsment-rendszer szolgáltató, elektronikus kommunikációs szolgáltató, valamint – közös adatkezelés esetén – a Hálózatkezelő.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

17. HÍRLEVÉL, SMS ÉS KÖZVETLEN ÜZLETSZERZÉSI CÉLÚ ÜZENETEK

Adatkezelő(k): Az Autószerviz Hálózat Kezelő Kft. és a közös marketingadatbázist használó szervizüzemeltetők közös adatkezelők. Elkülönült, kizárólag helyi adatbázis és helyi kampány esetén az adott szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: A marketingcélú kommunikációhoz hozzájáruló személyek, valamint – kizárólag a vonatkozó jogszabályi feltételek fennállása esetén – azok a meglévő ügyfelek, akik részére korábbi szolgáltatáshoz közvetlenül kapcsolódó ajánlat megküldése jogszerűen lehetséges.

Kezelt személyes adatok: Név, e-mail-cím, telefonszám, választott kommunikációs csatorna és preferenciák, feliratkozás vagy egyéb jogszerű kapcsolatfelvétel ideje és forrása, a hozzájárulás vagy más alkalmazott jogalap igazolásához szükséges naplóadatok, leiratkozás és tiltakozás ténye, továbbá – a szükséges hozzájárulási beállításoktól függően – kézbesítési, megnyitási, kattintási és kampányeredményességi adatok.

Adatok forrása: Elsődlegesen az Érintett. Korábbi vagy összevont adatbázisból csak olyan elérhetőség használható, amelynek hálózati marketingcélú felhasználásához igazolható és megfelelő terjedelmű jogalap áll rendelkezésre. A korábbi helyi hozzájárulás nem terjeszthető ki automatikusan a teljes Olajshop.hu hálózat nevében történő kommunikációra.

Adatkezelés célja: Szervizszolgáltatásokra, akciókra, kedvezményekre, kuponokra, nyereményjátékokra és egyéb ajánlatokra vonatkozó hírlevél, eDM, SMS vagy más közvetlen marketingkommunikáció küldése; a kommunikációs preferenciák kezelése; a kampányok kézbesítésének és – a szükséges hozzájárulástól függően – megnyitásának, kattintásának és eredményességének mérése; továbbá egyszerű címzetti csoportok kialakítása.

A küldés technikai lebonyolításához és igazolásához szükséges kézbesítési, visszapattanási, leiratkozási és tiltólistás adatok kezelése elkülönül a megnyitás, kattintás, eszközhasználat vagy webes viselkedés mérésétől. Megnyitási pixel, kattintáskövetés, remarketing vagy más, az Érintett eszközén információt tároló vagy ahhoz hozzáférő technológia csak az ehhez szükséges előzetes hozzájárulással alkalmazható.

Adatkezelés jogalapja: Főszabály szerint az Érintett előzetes, önkéntes és igazolható hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)], valamint az elektronikus hirdetésre és közvetlen üzletszerzésre vonatkozó magyar szabályok szerinti hozzájárulás. Meglévő ügyfél elérhetőségének hozzájárulás nélküli, saját hasonló szolgáltatás közvetlen ajánlására történő felhasználására csak akkor kerülhet sor, ha annak valamennyi, az adott kommunikációs csatornára és kampányra irányadó jogszabályi feltétele fennáll; ezt minden kampány előtt külön megvizsgáljuk, és az Érintett számára a megkereséskor egyszerű, díjmentes tiltakozási lehetőséget biztosítunk.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Az adatszolgáltatás önkéntes; annak hiányában marketingüzenetet nem küldünk.

Adatkezelés időtartama: Hozzájárulás esetén annak visszavonásáig, de rendszeres felülvizsgálat mellett legfeljebb az utolsó igazolható marketingaktivitástól számított 2 évig. Más jogalap alkalmazása esetén az adott jogalap fennállásáig vagy tiltakozásodig. A leiratkozás vagy tiltakozás tényét, az elérhetőség minimális azonosítóját és a jogszerűség igazolásához szükséges naplóadatokat a további küldés megakadályozása és az elszámoltathatóság érdekében korlátozott tiltólistán az alkalmazandó igényérvényesítési idő végéig megőrizhetjük.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: HOMIÉS Relations Kft., továbbá hírlevélküldő, marketingautomatizációs, e-mail-, SMS- és kampányanalitikai szolgáltatók, valamint a közös adatkezelésben részt vevő Hálózatkezelő és szervizüzemeltetők.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: A pusztán egy vagy néhány előre meghatározott ismérv alapján összeállított címzettlista nem feltétlenül jelent profilalkotást. Ha azonban a kampányaktivitást, szolgáltatási előzményeket vagy más adatokat automatizáltan elemezzük az érdeklődés vagy a várható igény értékelésére, profilalkotás történhet. A profilalkotás nem jár joghatással vagy hasonlóan jelentős következménnyel, és közvetlen üzletszerzés esetén bármikor tiltakozhatsz ellene.

17/A. MARKETINGAUTOMATIZÁCIÓ ÉS IDŐZÍTETT KAMPÁNYOK

Adatkezelő(k): Központilag szervezett vagy közös rendszerből működtetett folyamatnál a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltetők közös adatkezelők; kizárólag helyi automatizáció esetén az adott szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: A marketingkommunikációhoz megfelelő jogalappal rendelkező korábbi, jelenlegi vagy lehetséges ügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Név és elérhetőség, járműtípus és más releváns járműadatok, korábbi szolgáltatás és annak időpontja, kommunikációs preferenciák, kampányelőzmények és aktivitási adatok, valamint az automatizált szabály teljesülését jelző rendszeradatok.

Adatok forrása: Az Érintett, a SzervizX vagy más ügyfélkapcsolati rendszer, a korábbi szerviz- és kampányelőzmények.

Adatkezelés célja: Előre meghatározott eseményhez vagy időponthoz kapcsolódó marketingkommunikáció – például szezonális ajánlat, visszatérési kampány, szolgáltatáshoz kapcsolódó ajánlat vagy keresztértékesítési kampány – automatizált előkészítése és megküldése.

Adatkezelés jogalapja: A marketingüzenet küldésére irányadó, a 17. pontban meghatározott jogalap. Az automatizált kiválasztás nem terjeszti ki az eredeti jogalap terjedelmét, és nem használható olyan címzett elérésére, akinek marketingcélú megkeresése egyébként nem lenne jogszerű.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Az adatszolgáltatás önkéntes; annak hiányában az adott automatizált marketingfolyamatban nem veszel részt.

Adatkezelés időtartama: A 17. pont szerinti időtartamig; az automatizációs esemény- és naplóadatokat a kampány lezárását követően csak a működés és jogszerűség igazolásához szükséges ideig kezeljük.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: HOMIÉS Relations Kft., továbbá marketingautomatizációs, CRM-, szervizmenedzsment-, e-mail-, SMS- és analitikai szolgáltatók; technikai integráció esetén 22MEDIA s.r.o. vagy más fejlesztő szolgáltató.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: Az egyszerű, előre meghatározott eseményalapú automatizáció önmagában nem feltétlenül profilalkotás. Több adat automatizált elemzésével végzett érdeklődés- vagy igénybecslés profilalkotásnak minősülhet, de nem eredményez joghatással járó vagy hasonlóan jelentős döntést.

17/B. SZEMÉLYRE SZABOTT AJÁNLATOK ÉS MARKETINGCÉLÚ PROFILALKOTÁS

Adatkezelő(k): A Hálózatkezelő és a közös marketingfolyamatban részt vevő szervizüzemeltetők közös adatkezelők; kizárólag helyi ajánlatképzés esetén az adott szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: Azok a személyek, akiknek marketingcélú megkeresésére megfelelő jogalap áll rendelkezésre, és akiknek adatait személyre szabott ajánlat készítéséhez használjuk.

Kezelt személyes adatok: Kapcsolattartási adatok, jármű márkája, típusa, életkora és más releváns jellemzői, korábbi szolgáltatások és vásárlások, szervizelőzmények, kommunikációs preferenciák, kampányreakciók, valamint ezekből képzett ügyfélkategóriák és valószínűsített érdeklődési jellemzők.

Adatok forrása: Az Érintett, a SzervizX vagy más közös ügyfélkapcsolati rendszer, a szerviz- és kampányelőzmények.

Adatkezelés célja: Az Érintett járművéhez, korábbi szolgáltatásaihoz vagy feltételezett érdeklődéséhez jobban igazodó ajánlatok és kommunikáció összeállítása, az irreleváns megkeresések csökkentése és a kampányok hatékonyságának mérése.

Adatkezelés jogalapja: A marketingkommunikáció küldésére irányadó jogalap mellett a profilalkotás céljára és terjedelmére is megfelelő jogalap szükséges. Hozzájáruláson alapuló kampánynál a profilalkotás csak akkor terjedhet ki a jelen pontban meghatározott adatok felhasználására, ha erről az Érintett megfelelő előzetes tájékoztatást kapott. Jogos érdek alkalmazása csak külön érdekmérlegelés, az Érintett észszerű várakozásainak vizsgálata és megfelelő garanciák mellett lehetséges [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Személyre szabott ajánlat helyett általános marketingkommunikációt kaphatsz, feltéve, hogy annak külön jogalapja fennáll.

Adatkezelés időtartama: A marketingcélú jogalap fennállásáig, illetve közvetlen üzletszerzés elleni tiltakozásodig. A képzett profilokat rendszeresen felülvizsgáljuk, és a célhoz már nem szükséges vagy elavult következtetéseket töröljük vagy frissítjük.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: HOMIÉS Relations Kft., továbbá CRM-, szervizmenedzsment-, hírlevélküldő, marketingautomatizációs és kampányanalitikai szolgáltatók.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: Profilalkotás történik, amikor a fenti adatok automatizált elemzésével személyes jellemződre – különösen érdeklődésedre, preferenciádra vagy várható szolgáltatási igényedre – vonatkozó értékelést vagy előrejelzést készítünk. Ennek várható következménye kizárólag a marketingkommunikáció tartalmának, célcsoportjának vagy időzítésének módosulása. Nem hozunk a GDPR 22. cikke szerinti kizárólag automatizált döntést. Közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódó profilalkotás ellen bármikor, indokolás nélkül tiltakozhatsz.

17/C. ONLINE HIRDETÉSI CÉLZÁS, REMARKETING ÉS KONVERZIÓMÉRÉS

Adatkezelő(k): A kampány jellegétől és a használt platformtól függően a Hálózatkezelő, az érintett szervizüzemeltető, illetve a hirdetési platform önálló vagy közös adatkezelőként járhat el. A konkrét szerepeket az alkalmazott technológia és a platformfeltételek alapján határozzuk meg.

Érintettek: A Weboldal és az online felületek látogatói, valamint a Google-, Meta- vagy más hirdetési platformok olyan felhasználói, akik a kampány célcsoportjába kerülnek.

Kezelt személyes adatok: Online azonosítók, cookie- és eszközazonosítók, IP-cím, böngésző- és eszközadatok, oldal- és kampányesemények, konverziós adatok, továbbá egyéni célközönség használata esetén a platform részére biztonságos módon továbbított vagy egyeztetett elérhetőségi azonosítók. Az online azonosítók akkor is személyes adatnak minősülhetnek, ha közvetlenül nem tartalmaznak nevet.

Adatok forrása: Az Érintett eszköze és böngészője, az Adatkezelők kampány- és ügyfélrendszerei, valamint a hirdetési platformok.

Adatkezelés célja: Online hirdetések célzása, remarketing, hasonló célközönségek vagy egyéni célközönségek létrehozása, kampányteljesítmény és konverzió mérése, valamint a hirdetési költségek és eredményesség elemzése.

Adatkezelés jogalapja: Az Érintett előzetes hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)] minden olyan esetben, amikor az online azonosító tárolása vagy az eszközön tárolt információhoz való hozzáférés, illetve a kapcsolódó személyre szabott hirdetési adatkezelés hozzájárulást igényel. Ügyféladatból képzett platform-célközönség csak az adott célra kiterjedő megfelelő jogalappal és előzetes tájékoztatás mellett használható.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A nem szükséges online technológiák elutasítása nem akadályozza a Weboldal alapvető használatát, de a hirdetések kevésbé lehetnek személyre szabottak, és egyes kampánymérési funkciók nem működnek.

Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig, az alkalmazott azonosító vagy célközönség élettartamáig, illetve a platform beállításai szerinti időtartamig; a kampánystatisztikákat lehetőség szerint összesített formában őrizzük meg.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited, HOMIÉS Relations Kft., programmatic hirdetési és analitikai szolgáltatók, továbbá a kampány technikai kezelésében közreműködő szolgáltatók.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: A platformok és az Adatkezelők célzási beállításai alapján profilalkotás történhet. Ennek várható következménye az, hogy bizonyos hirdetések megjelennek vagy nem jelennek meg számodra. Ez nem jár joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással.

17/D. HÁLÓZATI MARKETINGADATBÁZIS ÉS KÖZPONTI ÜGYFÉLKÉP

Adatkezelő(k): A Hálózatkezelő és azok a szervizüzemeltetők, amelyek a közös marketingadatbázis célját és lényeges eszközeit közösen határozzák meg, közös adatkezelők.

Érintettek: A hálózat valamely Szervizpontjának korábbi, jelenlegi vagy lehetséges ügyfelei, akiknek adatai központi ügyfélkapcsolati vagy marketingfolyamatban jogszerűen kezelhetők.

Kezelt személyes adatok: Központi ügyfélazonosító, név, elérhetőségek, kommunikációs preferenciák és hozzájárulási státuszok, járművek és az azokhoz kapcsolódó alapadatok, a hálózaton belüli szolgáltatási és kampányelőzmények, leiratkozási és tiltakozási adatok.

Adatok forrása: Az Érintett, a hálózat központi felületei, valamint az a Szervizpont, amelynél az Érintett szolgáltatást vett igénybe vagy kapcsolatba lépett.

Adatkezelés célja: A hozzájárulások, preferenciák és tiltakozások hálózati szintű egységes kezelése; a párhuzamos ügyfélrekordok csökkentése; a kampányok jogszerű címzettkörének meghatározása; valamint – megfelelő külön jogalap mellett – hálózati marketingkommunikáció és személyre szabott ajánlatok biztosítása.

Adatkezelés jogalapja: A konkrét felhasználási céltól függően az Érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)] vagy az adott pontban meghatározott, dokumentált jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) f)]. A központi ügyfélkép létrehozása önmagában nem jogosít fel marketingüzenet küldésére; ahhoz minden esetben külön megfelelő jogalap szükséges.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A központi marketingadatbázisban való szereplés hiányában hálózati marketingkommunikáció vagy egységes preferenciakezelés nem biztosítható.

Adatkezelés időtartama: Az egyes adatkategóriák alapjául szolgáló jogalap és cél fennállásáig. A marketingelérhetőséget a 17. pont szerint, a hozzájárulási és tiltakozási napló szükséges adatait pedig az elszámoltathatóság és a további megkeresés megakadályozása érdekében a szükséges ideig kezeljük.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: SzervizX vagy más központi CRM-szolgáltató, HOMIÉS Relations Kft., hírlevélküldő és marketingautomatizációs szolgáltató, valamint a közös adatkezelésben részt vevő hálózati társaságok a feladatukhoz szükséges adatkörben; technikai integráció esetén 22MEDIA s.r.o. vagy más fejlesztő szolgáltató.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: A központi ügyfélrekordok összekapcsolása önmagában nem feltétlenül profilalkotás. Ha a hálózati előzmények automatizált elemzésével személyes jellemzőre vagy várható igényre vonatkozó következtetés készül, a 17/B. pont szerinti profilalkotás valósul meg.

18. „SAJÁT AUTÓM” ÜGYFÉLFIÓK ÉS ONLINE ÜGYFÉLPORTÁL

Adatkezelő(k): A központi ügyfélfiók és ügyfélportál működtetése tekintetében a Hálózatkezelő; az adott Szervizponthoz kapcsolódó szolgáltatási adatok megjelenítése és kezelése tekintetében a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelők.

Érintettek: Az ügyfélfiókot létrehozó vagy használó ügyfelek, továbbá a fiókhoz kapcsolt jármű tulajdonosa, üzembentartója vagy jogosult használója.

Kezelt személyes adatok: Név, e-mail-cím, telefonszám, belépési és fiókazonosító adatok, jelszó helyett tárolt biztonságos hitelesítési adatok, hozzájárulási és kommunikációs beállítások, a fiókhoz kapcsolt járművek alapadatai, foglalási és szervizelőzmények, munkalap- és számlastátuszok, dokumentumok, emlékeztetők, valamint a használathoz kapcsolódó biztonsági és műveleti naplóadatok.

Adatok forrása: Az Érintett, a SzervizX vagy más központi ügyfélkapcsolati rendszer, valamint az illetékes szervizüzemeltető.

Adatkezelés célja: Az ügyfélfiók létrehozása és biztonságos működtetése; az Érintett járműveihez, foglalásaihoz, szervizügyeihez és kapcsolódó dokumentumaihoz történő hozzáférés biztosítása; online ügyintézés; kommunikációs és adatvédelmi beállítások kezelése; továbbá a jogosulatlan hozzáférés és visszaélés megelőzése.

Adatkezelés jogalapja: A fiók létrehozása és az Érintett által kért online szolgáltatások biztosítása a szerződés teljesítéséhez, illetve a szerződéskötést megelőző lépésekhez szükséges [GDPR 6. cikk (1) b)]. A biztonsági és műveleti naplóadatok kezelése a Hálózatkezelő jogos érdekén alapul: az ügyfélportál biztonságos és ellenőrizhető működésének biztosítása, a jogosulatlan hozzáférés megelőzése és kivizsgálása [GDPR 6. cikk (1) f)]. Marketingbeállítás vagy marketingcélú felhasználás esetén a 17-17/D. pontok irányadók.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A kötelező regisztrációs és hitelesítési adatok nélkül az ügyfélfiók nem hozható létre vagy nem használható; a szervizszolgáltatás ettől függetlenül más csatornán igénybe vehető.

Adatkezelés időtartama: A fiók fennállásáig, illetve a törlési kérelem teljesítéséig; a fióktól függetlenül megőrzendő szerződéses, számviteli vagy jogi igényhez kapcsolódó adatokra az adott adatkezelésnél meghatározott időtartam irányadó. A biztonsági naplóadatokat a kockázathoz igazodó, korlátozott ideig őrizzük meg.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: SzervizX vagy más ügyfélportál-, CRM- és szervizmenedzsment-szolgáltató, tárhely- és hitelesítési szolgáltató, 22MEDIA s.r.o. vagy más technikai fejlesztő és integrációs szolgáltató, továbbá az illetékes szervizüzemeltető.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: Az ügyfélfiók alapműködése nem jár profilalkotással. Ha a fiókban kezelt adatokat személyre szabott marketingajánlatok kialakítására használjuk, a 17/B. pont szerinti szabályok alkalmazandók.

19. ÜGYFÉL-ELÉGEDETTSÉGI MÉRÉS

Adatkezelő(k): Központi felmérésnél a Hálózatkezelő és az illetékes szervizüzemeltető közös adatkezelők; kizárólag helyi felmérésnél a szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: A szervizszolgáltatást igénybe vevő ügyfelek.

Kezelt személyes adatok: Kapcsolattartási adatok, szolgáltatás és szerviz azonosítója, értékelés, szabad szöveges vélemény.

Adatok forrása: Az érintett.

Adatkezelés célja: A szolgáltatás minőségének mérése és fejlesztése, visszatérő problémák azonosítása, valamint egyszeri visszajelzéskérés megküldése a szervizszolgáltatást követően. Ha a megkeresés nyilvános értékelőfelületre vezet, az értékelés közzététele az Érintett önkéntes döntése, és a külső platform saját adatkezelési szabályai szerint történik.

Adatkezelés jogalapja: Kizárólag helyi felmérés esetén az illetékes szervizüzemeltető, központi felmérés esetén pedig a szervizüzemeltető és a Hálózatkezelő jogos érdeke a szolgáltatás minőségének mérése és fejlesztése, a visszatérő problémák azonosítása, valamint a teljesítést követő egyszeri visszajelzéskérés megküldése [GDPR 6. cikk (1) f)]. A felmérés kitöltése és a szabad szöveges vélemény megadása önkéntes.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A válaszadás önkéntes.

Adatkezelés időtartama: Személyhez kapcsolható formában legfeljebb 2 év; anonimizált statisztika tovább megőrizhető.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: kérdőívszolgáltató, elektronikus kommunikációs szolgáltató, valamint – közös adatkezelés esetén – a Hálózatkezelő. Nyilvános értékelés választása esetén az Érintett a külső értékelőplatform részére közvetlenül adja meg az adatokat.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

20. KAMERÁS MEGFIGYELÉSSEL ÉRINTETT SZERVIZPONTOK

Adatkezelő(k): Amennyiben valamely Szervizponton kamerás megfigyelés működik, a kamerarendszert működtető szervizüzemeltető önálló adatkezelő.

Érintettek: A kamerával megfigyelt területre belépő ügyfelek, látogatók, munkavállalók és más személyek.

Kezelt személyes adatok: Képmás, mozgás, a belépés és távozás időpontja, valamint a felvételen látható más információk.

Adatok forrása: A Szervizpont kamerarendszere.

Adatkezelés célja: A Szervizpont külön helyi szabályai szerint személy- és vagyonvédelem, a járművek és ügyfélvagyon védelme, valamint incidensek kivizsgálása.

Adatkezelés jogalapja: A kamerát működtető szervizüzemeltető jogos érdeke a Szervizpont személy- és vagyonbiztonságának fenntartása, az ügyfelek járműveinek és más vagyontárgyainak védelme, a jogsértések megelőzése, valamint az esetleges incidensek kivizsgálása és bizonyítása [GDPR 6. cikk (1) f)]. A jogos érdek fennállását és az egyes kamerák szükségességét külön, helyi érdekmérlegelési teszt dokumentálja.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A megfigyelt területre történő belépéssel a képfelvétel készítése nem kerülhető el. A kamerával megfigyelt terület határán figyelemfelhívó jelzés található.

Adatkezelés időtartama: A kamerát működtető Szervizpont külön részletes kamerás adatkezelési tájékoztatójában meghatározott ideig.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: A kamerarendszer technikai szolgáltatója, továbbá incidens esetén hatóság, biztosító, szakértő vagy jogi képviselő.

A kamerás megfigyelés részletes körülményeiről – a kamerák helyéről és látószögéről, a megőrzési időről, a hozzáférőkről és az érintetti jogok gyakorlásának módjáról – az érintett Szervizpont külön helyi tájékoztatója ad információt. Ha a Szervizponton nincs kamera, ez a pont természetesen nem alkalmazandó.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

21. WEBOLDALHASZNÁLAT, NAPLÓADATOK ÉS SÜTIK

Adatkezelő(k): A weboldal működtetési, biztonsági és technikai naplóadatai tekintetében az Autószerviz Hálózat Kezelő Kft. önálló adatkezelő. Közös kampány- és konverziómérés esetén a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltetők közös adatkezelése is felmerülhet.

Érintettek: Az olajshopszervizek.hu és kapcsolódó online felületek látogatói.

Kezelt személyes adatok: IP-cím, látogatás ideje, megtekintett oldal, hivatkozó URL, böngésző- és eszközadatok, cookie-azonosítók, hozzájárulási beállítások, analitikai és marketingesemények.

Adatok forrása: Az érintett eszköze és böngészője, valamint a cookie- és analitikai szolgáltatók.

Adatkezelés célja: Weboldal működtetése és biztonsága, hibakeresés, hozzájárulás alapján analitika, személyre szabás és marketing.

Adatkezelés jogalapja: A Weboldal működéséhez feltétlenül szükséges technikai tárolás és hozzáférés az elektronikus hírközlési szabályok szerint hozzájárulás nélkül alkalmazható. Az ehhez kapcsolódó technikai naplóadatok kezelése a Hálózatkezelő jogos érdekén alapul: a Weboldal biztonságos, stabil és rendeltetésszerű működtetése, a hibák feltárása, a visszaélések és informatikai támadások megelőzése és kivizsgálása [GDPR 6. cikk (1) f)]. A kifejezetten kért online szolgáltatás nyújtásához szükséges adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) b) pontján alapulhat. Analitikai, személyre szabási és marketingcélú sütiket kizárólag az előzetes hozzájárulásod alapján használunk [GDPR 6. cikk (1) a)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: A technikailag szükséges naplózás nélkül a weboldal nem működtethető biztonságosan; a nem szükséges sütik elutasíthatók.

Adatkezelés időtartama: A konkrét sütik lejárati ideje és a technikai naplók biztonsági célhoz igazodó megőrzési ideje szerint. A használt sütik, szolgáltatók, időtartamok és beállítási lehetőségek részletes listáját a külön cookie-tájékoztató és a hozzájárulás-kezelő felület tartalmazza.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: tárhelyszolgáltató; 22MEDIA s.r.o. vagy más webfejlesztő és technikai integrációs szolgáltató; CookieYes, Ketch vagy az Adatkezelők által ténylegesen alkalmazott más hozzájárulás-kezelő (CMP); továbbá analitikai és hirdetési szolgáltatók. E szolgáltatók adatkezelői szerepét a tényleges szolgáltatás, hozzáférés és szerződés alapján határozzuk meg.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: A technikai naplózás nem jár profilalkotással. Analitikai vagy marketingtechnológiák használata esetén – a beállításoktól függően – a 17/C. pont szerinti profilalkotás megvalósulhat; GDPR 22. cikke szerinti automatizált döntést nem hozunk.

22. KÖZÖSSÉGI MÉDIA OLDALAK

Adatkezelő(k): A központi Olajshop.hu Facebook-, Instagram-, YouTube- és TikTok-oldalak tekintetében a Hálózatkezelő; elkülönült helyi oldal esetén az adott szervizüzemeltető. Az oldalstatisztikai eszközök használatakor a platformszolgáltatóval közös adatkezelés is megvalósulhat a platform által meghatározott feltételek szerint.

Érintettek: Az oldalakat követő, üzenetet küldő vagy interakciót végző személyek.

Kezelt személyes adatok: Profilnév, nyilvános profiladatok, hozzászólás, reakció, üzenet és az érintett által megosztott adatok.

Adatok forrása: Az érintett és a közösségi platform.

Adatkezelés célja: Kapcsolattartás, kérdések megválaszolása, szolgáltatások és akciók kommunikációja, oldalstatisztika.

Adatkezelés jogalapja: Az Érintett által kezdeményezett nyilvános interakció és az önkéntesen közzétett tartalom kezelése az Érintett hozzájárulásán alapulhat [GDPR 6. cikk (1) a)]. Központi oldal esetén a Hálózatkezelő, helyi oldal esetén az adott szervizüzemeltető jogos érdeke a beérkező kérdések és üzenetek megválaszolása, a nyilvános hozzászólások moderálása, az Olajshop.hu szolgáltatásainak kommunikációja és a közösségi oldal rendeltetésszerű működtetése [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Az interakció önkéntes.

Adatkezelés időtartama: A tartalom törléséig vagy a platform szabályai szerint; jogvita esetén a szükséges ideig.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: Meta Platforms Ireland Limited, Google Ireland Limited (YouTube), TikTok Technology Limited, valamint a közösségi oldalak technikai kezelésében közreműködő szolgáltató.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

23. ÜZLETI PARTNEREK KAPCSOLATTARTÓINAK ADATAI

Adatkezelő(k): Az a társaság, amely az üzleti partnerrel szerződik vagy kapcsolatot tart; közös hálózati szerződésnél a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltetők közös adatkezelők lehetnek.

Érintettek: Beszállítók, szolgáltatók, flottapartnerek és más vállalati partnerek természetes személy kapcsolattartói.

Kezelt személyes adatok: Név, munkakör, e-mail, telefon, munkáltató, levelezés és szerződéses ügyintézés adatai.

Adatok forrása: Az érintett vagy a partner vállalkozás.

Adatkezelés célja: Szerződéskötés, teljesítés, üzleti kommunikáció és partnerkapcsolat kezelése.

Adatkezelés jogalapja: A szerződő vagy kapcsolatot tartó Olajshop-társaság és az üzleti partner vállalkozás jogos érdeke a szerződés előkészítése, megkötése és teljesítése, a felek közötti folyamatos üzleti kommunikáció, valamint a kapcsolattartói feladatok hatékony ellátása [GDPR 6. cikk (1) f)].

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye: Kapcsolattartói adatok nélkül az együttműködés nehezebbé vagy lehetetlenné válhat.

Adatkezelés időtartama: A kapcsolattartói minőség vagy üzleti kapcsolat megszűnéséig, jogvita esetén főszabály szerint 5 év.

Címzettek kategóriái, akik számára a személyes adat továbbításra kerül: elektronikus kommunikációs szolgáltató, dokumentumkezelő szolgáltató, könyvelési szolgáltató, jogi tanácsadó, valamint – szükség szerint – az együttműködésben részt vevő hálózati társaságok.

Automatizált döntéshozatal és profilalkotás: nem alkalmazunk.

III. KIKKEL OSZTHATJUK MEG SZEMÉLYES ADATAIDAT?

1. ADATFELDOLGOZÓK ÉS ADATFELDOLGOZÓI FELADATOT IS ELLÁTÓ SZOLGÁLTATÓK

Az adatfeldolgozók kizárólag az Adatkezelők nevében, azok dokumentált utasításai alapján és a GDPR 28. cikkének megfelelő adatfeldolgozási szerződés keretében kezelik a személyes adatokat. Az alábbi táblázat a jelenlegi működésben meghatározó adatfeldolgozói tevékenységeket és ismert szolgáltatókat mutatja be. A 22MEDIA s.r.o., a HOMIÉS Relations Kft. és más közreműködők csak azon konkrét feladataik tekintetében minősülnek adatfeldolgozónak, amelyek során az Adatkezelők dokumentált utasításai alapján járnak el; önálló döntési jogkörrel végzett tevékenységük esetén szerepüket külön kell meghatározni. Az egyedi helyi szolgáltatók aktuális listájáról kérésedre az érintett adatkezelő ad tájékoztatást.

2. ÖNÁLLÓ ADATKEZELŐ CÍMZETTEK ÉS KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓK

A külső szakszolgáltatók, könyvelési szolgáltatók és helyi technikai közreműködők személye az érintett szervizüzemeltetőtől és az adott ügytől függően eltérhet. A konkrét címzettről és az átadott adatok köréről az érintett adatkezelő kérésedre tájékoztatást ad.

IV. HARMADIK ORSZÁGBA TÖRTÉNŐ ADATTOVÁBBÍTÁS

Személyes adataidat főszabály szerint az Európai Gazdasági Térség (EGT) területén kezeljük vagy olyan szolgáltatók részére továbbítjuk, amelyek az EGT-ben rendelkeznek székhellyel.

Egyes informatikai, kommunikációs, analitikai vagy közösségi média szolgáltatók működése során ugyanakkor előfordulhat, hogy személyes adatok az EGT-n kívüli országba is továbbításra kerülnek, vagy azokhoz ilyen országból férnek hozzá. Ez különösen a Meta, a Google, a TikTok vagy más globális technológiai szolgáltatók szolgáltatásainak igénybevétele során fordulhat elő.

Ilyen adattovábbításra kizárólag a GDPR V. fejezetében meghatározott feltételek fennállása esetén kerül sor. Ennek megfelelő garanciája lehet különösen:

• az Európai Bizottság megfelelőségi határozata;
• az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (Standard Contractual Clauses);
• az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer (EU–U.S. Data Privacy Framework), amennyiben az adott szolgáltató annak hatálya alá tartozik;
• vagy a GDPR által elismert egyéb megfelelő garancia.

Az egyes szolgáltatók által alkalmazott adattovábbítási garanciákról és az esetleges harmadik országbeli adatkezelés részleteiről az adott szolgáltató saját adatkezelési tájékoztatója, valamint – a Weboldalon alkalmazott technológiák tekintetében – a cookie-tájékoztató nyújt részletes információt.

Kérésedre tájékoztatást adunk arról is, hogy valamely konkrét adattovábbítás esetében milyen garanciák biztosítják a személyes adatok megfelelő védelmét.

V. ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

Az Adatkezelők és az általuk igénybe vett adatfeldolgozók a GDPR 32. cikkének megfelelően, a tudomány és technológia állására, a megvalósítás költségeire, az adatkezelés jellegére, hatókörére, körülményeire és céljaira, valamint az Érintettek jogaira és szabadságaira jelentett kockázatokra tekintettel megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaznak.

Az adatbiztonsági intézkedések különösen az alábbiakat foglalják magukban:

• szerepkör-, társaság- és telephelyalapú hozzáférés-korlátozás, egyedi felhasználói azonosítók és biztonságos hitelesítés;
• a hozzáférések és – ahol a rendszer ezt biztosítja – a lényeges adatkezelési műveletek naplózása, rendszeres biztonsági mentések és helyreállítási eljárások alkalmazása;
• a papíralapú dokumentumok ellenőrzött tárolása és a hozzáférés korlátozása;
• a munkavállalók és közreműködők titoktartási kötelezettsége és adatvédelmi oktatása;
• az adatfeldolgozók szerződéses, adatbiztonsági és hozzáférési feltételeinek ellenőrzése;
• az adatokhoz való hozzáférés célhoz, feladathoz és a szükséges adatkörhöz kötése;
• incidensészlelési, -kivizsgálási és -értesítési folyamat működtetése,
• az alkalmazott informatikai rendszerek rendszeres frissítése, a sérülékenységek kezelésére irányuló intézkedések és a kockázatarányos informatikai védelem biztosítása.

AZ ADATVÉDELMI INCIDENSEKKEL KAPCSOLATOS JOGOK ÉS KÖTELEZETTSÉGEK

Az adatvédelmi incidenseket indokolatlan késedelem nélkül kivizsgáljuk, dokumentáljuk és megtesszük a következmények megelőzéséhez, illetve enyhítéséhez szükséges intézkedéseket. Amennyiben az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a felügyeleti hatóságot a GDPR 33. cikkében meghatározott határidőn belül értesítjük. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár, az Érintetteket a GDPR 34. cikkének megfelelően világos és közérthető módon tájékoztatjuk.

VI. AZ ÉRINTETT JOGAI

Az adatkezeléssel kapcsolatban az alábbi jogok illetnek meg. Az ezek gyakorlására irányuló kérelmedet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb annak beérkezésétől számított egy hónapon belül megválaszoljuk. Összetett vagy nagyszámú kérelem esetén ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről az első hónapon belül tájékoztatunk.

A jogaid gyakorlása során – kétség esetén – jogosultak vagyunk a személyazonosságod megerősítéséhez szükséges információkat kérni. A kérelmek teljesítése főszabály szerint díjmentes; nyilvánvalóan megalapozatlan vagy ismétlődő kérelem esetén a GDPR feltételei szerint észszerű díjat számíthatunk fel vagy a kérelem teljesítését megtagadhatjuk.

VII. HOVÁ FORDULHATSZ, HA KÉRDÉSED VAN VAGY JOGORVOSLATTAL SZERETNÉL ÉLNI?

Adatvédelmi kérdéseddel, kérelmeddel vagy panaszoddal bármely adatkezelőhöz, illetve a közös adatvédelmi kapcsolattartási ponthoz fordulhatsz. A GDPR 26. cikke szerinti közös adatkezelés körében benyújtott kérelmek koordinálását a Hálózatkezelő végzi, szükség szerint az illetékes szervizüzemeltető bevonásával.

Közös adatvédelmi kapcsolattartási pont
E-mail-cím: info@olajshop.hu
Levelezési cím: 2600 Vác, Szilassy utca 1/A
Telefonszám: +36 30 758 9933

Az egyes Szervizpontok közvetlen elérhetőségét az 1. melléklet tartalmazza.

Ha úgy ítéled meg, hogy személyes adataid kezelése sérti a GDPR vagy más adatvédelmi jogszabály rendelkezéseit, panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.

A Hatóság mindenkori elérhetőségei és az aktuális ügyintézési információk a www.naih.hu honlapon érhetőek el.

Jogaid megsértése esetén bírósági jogorvoslatot is kezdeményezhetsz. A pert választásod szerint az Adatkezelő székhelye vagy a lakóhelyed, illetve tartózkodási helyed szerint illetékes törvényszék előtt indíthatod meg.

VIII. AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ MÓDOSÍTÁSA

Fenntartjuk a jogot arra, hogy a jelen Adatkezelési Tájékoztatót a működésünk, az adatkezelési folyamataink, az igénybe vett szolgáltatók, valamint a vonatkozó jogszabályok változása esetén módosítsuk vagy aktualizáljuk. A módosítás nem eredményezheti a személyes adatoknak az eredeti céllal össze nem egyeztethető felhasználását megfelelő jogalap és az Érintettek előzetes tájékoztatása nélkül.

A mindenkor hatályos Tájékoztató a Weboldalon, továbbá kérésre a Szervizpontokon érhető el. Amennyiben a módosítás az Érintettek jogait vagy az adatkezelés lényeges körülményeit érinti, arról az Érintetteket a rendelkezésre álló elérhetőségeiken vagy a Weboldalon közzétett tájékoztatás útján értesítjük.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató a Weboldalon történő közzététel napjától hatályos.

1. MELLÉKLET SZERVIZPONTOK ÉS ÜZEMELTETŐK

Az alábbi táblázat a Tájékoztató hatálybalépésekor működő Szervizpontokat, azok elérhetőségét és az egyes Szervizpontokat üzemeltető társaságokat tartalmazza.

A helyi szervizszolgáltatás önálló adatkezelője minden esetben a fenti táblázatban az adott Szervizponthoz rendelt szervizüzemeltető társaság. A központi online, marketing- és hálózati folyamatok tekintetében – a jelen Tájékoztatóban foglaltak szerint – a Hálózatkezelő és az érintett szervizüzemeltető közös adatkezelőként is eljárhat.